Samenwerking Duo+

Aansturen en doorontwikkeling organisatie

Dienstverleningsovereenkomsten worden verder verfijnd en van een duidelijke normstelling voorzien. Het opdrachtnemer-opdrachtgeveroverleg (OGON) overleg vormt de basis van de samenwerking en is het platform voor de onderlinge afspraken over producten en dienstverlening. Los daarvan is de dienstverlening van de maatwerkopdrachten geprofessionaliseerd en worden deze vooraf goed en duidelijk vastgelegd en conform de leveringen afgerekend. In 2023 onderzoeken we de mogelijkheden voor nog (verdergaande) efficiencymaatregelen binnen de grootste processen binnen Duo+ door middel van verdere harmonisatie van de processen en een verdergaande digitalisering. Vanzelfsprekend monitort Duo+ constant of efficiencymaatregelen ook mogelijk zijn binnen andere processen.

Rechtmatigheidscontrole

in 2023 worden de laatste processen voor wat betreft de interne controle in de lijn belegd. In 2022 is dit al gebeurd met de meest risicovolle processen. Dit betekent dat de proceseigenaren samen met de teams/afdelingen de interne controles aan de hand van deze processen zelf uitvoeren. Het VIC-team toetst of deze interne controles goed uitgevoerd zijn en zal afhankelijk van de kwantiteit en de kwaliteit van de lijncontroles eventueel nog zelf controles uitvoeren. Hiermee is de interne beheersing sterk verbeterd en is het college van burgemeester en wethouders in positie om een goede rechtmatigheidsverklaring aan de gemeenteraad te kunnen afleggen.

Inkoopfunctie

In 2023 moet de uitwerking van een inkoop organisatie verder uitgerold worden in de richting die in 2022 ingezet is. Alle vier de DUO-organisatie werken aan de hand van dezelfde beleidsnotitie inkoop en aanbesteding en handboeken. Ook is in 2023 een contractbeheersysteem ontsloten en is de adviesfunctie voor inkoop en aanbesteding voor de gehele DUO-organisatie geborgd. Dat geldt zeker ook voor het maatschappelijk verantwoord inkopen. Hierin voeren de gemeenten wel een “eigen beleid” maar de toepassing van dit beleid wordt wel zoveel als mogelijk in de gezamenlijkheid gedaan.

Optimaliseren, digitaliseren en waar mogelijk (verder) harmoniseren van administraties en processen.

Ook in 2023 blijft het ver(der)gaand digitaliseren en waar mogelijk harmoniseren van processen en administraties een belangrijk speerpunt. Dit is een continu proces voor heel het samenwerkingsverband. Digitaal zaakgericht werken en archiveren (een wettelijke verplichting voor zowel Duo+ als de DUO-gemeenten), levert hier een belangrijke bijdrage aan. In 2022 is een start gemaakt met de aanbesteding van het huidige zaaksysteem, dit in verband met een aflopend contract. De implementatie zal in 2023 gestart worden waarna het systeem in 2024 in gebruik genomen wordt.

Implementeren van de uitvoeringsagenda voortvloeiende uit het informatiebeleidsplan

De vaststelling van het informatiebeleidsplan zal in 2022 plaatsvinden waarna de verdere uitrol in 2023 tot en met 2025 zal plaatsvinden.

Borgen zaakgericht werken in de vier organisaties

Digitaal werken ontwikkelt zich in hoog tempo en hier moet adequaat op ingespeeld worden. Duo+ heeft hierbij de verantwoordelijkheid om kennis te delen, taken in te richten en te adviseren over de werkprocessen om de archieven kwalitatief op orde te krijgen en te houden. Daarnaast hebben alle organisaties een eigen verantwoordelijkheid om zaakgericht te werken en er voor te zorgen dat er geen achterstanden ontstaan. In 2020 vielen alle vier de organisaties onder verzwaard toezicht in het kader van het interbestuurlijk toezicht (IBT). De afspraak is dat zaakgericht werken ook in 2023 en verder volledig geborgd is en blijft in de vier organisaties.

Transitie Personeel & Organisatie

Vanaf het jaar 2023 is het ingezette transitie proces volledig doorgevoerd. Dit proces is ingezet om de structuur te wijzigen en te investeren in houding en gedrag (eigenaarschap en zelforganiserend vermogen). Door de vorming van adviesteams is een betere aansluiting gevonden bij de vraagstukken van de partnerorganisaties en daarmee is professionelere dienstverlening tot stand gekomen. Aantrekkelijk werkgeverschap en de inrichting van een platform voor personele beweging staan centraal, dit om de doorstroom en talentenontwikkeling te bevorderen.

Inclusief werkgeverschap

In 2023 zal de verdere uitwerking plaatsvinden van het project ‘Inclusief werkgeverschap’‘. Dit project is gestart in 2020 er zijn randvoorwaarden gecreëerd om enerzijds te voldoen aan de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet banenafspraak (Quotumwet), anderzijds voor de ontwikkeling van visie, beleid en maatregelen als het gaat om inclusief werkgeverschap.

Integrale dienstverlening

Het jaar 2023 wordt volledig integraal gewerkt. Dit als uitvloeisel van de investeringen die gedaan zijn in 2021 en 2022 met betrekking tot het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap en het integraal werken van de medewerkers. Essentieel hierin is het meer tactisch sturen op resultaat en de verbindingsamenwerking tussen Duo+ (opdrachnbemer) en de gemeenten (de opdrachtgevers).